LHL-klinikkene Røros

"Utviklingen av våre rehabiliteringstilbud vil avhenge av at vi som tilbyder har kunnskap om hvilke tilbud som fungerer og hvilke som ikke fungerer. Vi må også vite hvilke endringer våre tilbud betyr for pasientens helsetilstand på kort og lang sikt"
Sverre Sittlinger
Kvalitetsrådgiver ved LHL-klinikkene Røros

Da LHL-klinikkene Røros startet diskusjon om hvordan de kunne videreutvikle sitt rehabiliteringstilbud og få bedre oversikt over pasientene, falt valget på CheckWare. LHL-klinikkene Røros var enige i at de verktøyene de brukte for å innhente dokumentasjon på sine behandlingsløp ikke var optimale. De har derfor lagt ned mye tid og arbeid på å bestemme hva som må til for å bedre dette. I dette intervjuet får vi et innblikk i LHL-klinikkene Røros sine erfaringer med å implementere CheckWare

LHL-klinikkene eies av Landsforeningen for hjerte- og lungesyke, og drives etter en ideell modell der eier ikke tar utbytte. Selskapet har ca. 550 ansatte og en årlig omsetning på rundt 660 millioner kroner. Hvert år benytter mer enn 8 000 personer seg av klinikkenes forskjellige tjenester. LHL-klinikkene tilbyr blant annet utredning av hjerte- og lungesykdom, hjerte- og karoperasjoner, rehabilitering ved hjerte-, lunge- eller kreftsykdom og livsstilsendring ved sykelig overvekt. Totalt er det syv klinikker, og LHL-klinikken Røros var den første til å gå i gang med CheckWare.

«Utviklingen av våre rehabiliteringstilbud vil avhenge av at vi som tilbyder har kunnskap om hvilke tilbud som fungerer og hvilke som ikke fungerer. Vi må også vite hvilke endringer våre tilbud betyr for pasientens helsetilstand på kort og lang sikt» sier Sverre Sittlinger, Kvalitetsrådgiver ved LHL-klinikkene Røros. Da LHL-klinikkene Røros skulle i gang med CheckWare ble det gjort en grundig jobb for å sikre at resultatet ble av høy kvalitet. Det var viktig at deres tilbud var i samsvar med kunnskapsbasert praksis basert på forskning, erfaring og brukermedvirkning, og at de hadde dokumentasjon på dette. «Per i dag er organisering og administrasjon knyttet til innhenting av dokumentasjon tidkrevende. Dette bidrar til at det tar lang tid å omsette innhentet data til klinisk bruk og dette måtte vi gjøre noe med» sier Sverre.

Noe av det første de gjorde var å bestemme hva de faktisk ønsker å kartlegge. I CheckWare sin database finnes det mer enn 680 ulike tester og skjemaer. Sverre forteller at blant så mange ulike skjemaer er den største utfordringen å velge hvilke skjemaer som faktisk er hensiktsmessig for dem å bruke. «Kartleggingene ble valgt ut fra flere kriterier. Vi så først på hvilke type pasienter det var ønskelig å ha fokus på og hvilke helseutfordringer disse har» sier Sverre. Han forteller at LHL-klinikkene Røros evaluerte hvilke pasientgrupper det var viktig å bruke rutinemessige kartlegginger på og hvilke spesifikke helsetemaer det var behov for å spørre pasientene systematisk om. Helsetemaene kunne variere alt fra ernæring til smerte.

Etter en nøye gjennomgang av pasienter og deres behov, ble det også nødvendig å se nærmere på interne forhold. Fantes det noen begrensninger i avdelingene når det gjaldt å bruke CheckWare og hadde man nok ressurser til å sette i gang? Hvordan skulle man håndtere den store mengden data man fikk inn ved å ta i bruk CheckWare og hvem skulle gjøre jobben med bearbeiding av funnene? Man visste heller ikke hvordan behandlere og avdelingene ville ta tak i resultatene og følge opp funnene, som nå ville bli presentert mye raskere enn før. Alle disse spørsmålene jobbet LHL-klinikkene Røros seg gjennom for å sikre at innføringen av CheckWare skulle gå så sømløst som mulig.

Etter å ha tatt for seg både pasientenes behov og interne ressurser, ble det viktig å tenke igjennom hvordan det faktisk ville bli å integrere CheckWare i pasientbehandlingen og arbeidsflyten til behandlerne. LHL-klinikkene Røros valgte å teste systemet ut på en mindre gruppe behandlere og tok for seg noen aktuelle områder som de gikk igjennom. Først bestemte man at alle de som ble berørt av endringer i sin arbeidsrutine måtte få være delaktige i implementeringen av CheckWare. «Vår erfaring er at behandlere, ledere, administrasjon og annet støttepersonell bør alle bli involvert i implementeringsarbeidet, før det tas en endelig beslutning på hvordan dette skal gjøres. For å oppnå dette bør overnevnte involveres gjennom hele prosessen. Hvis det er mange involverte bør man avsette arbeidsgrupper som involverer alle berørte når det skal gjøres viktige beslutninger» sier Sverre.

LHL-klinikken Røros så også på hva som trengs av opplæring. Man fant at behandlere og støttepersonell som har tilstrekkelig med opplæring og kunnskap, var nøkkelen til en god implementering av CheckWare. «Det er ikke sikkert alle ansatte forstår deres rolle i implementering og videre bruk av CheckWare. God opplæring, avstemte forventninger, tydelig lederinvolvering og synlige fordeler ved å bruke dette kartleggingsverktøyet vil bidra til mindre skepsis og motforestillinger i implementeringsprosessen» poengterer Sverre.

Man fokuserte også på hvordan innføringen av CheckWare ville påvirke pasientforløpet. Man fant at for å lykkes med implementeringen måtte man gjøre arbeidsflyten så funksjonell og hensiktsmessig som mulig og med god planlegging kan dette oppnås. Sverre sier at avhengig av type kartlegging må man gi pasienten mulighet, kunnskap og tid til å besvare kartleggingene, enten hjemme, før opphold, eller underveis i oppholdet.

Helt til sist fant man også at ved å standardisere arbeidsprosessen, synliggjorde man forventningene til de ulike rollene og ansvar knyttet til disse. Man fokuserte også på hvordan man best kunne sikre at kartleggingene i CheckWare blir en integrert del av journalen.

Sverre avslutter med å si at den viktigste faktoren LHL-klinikkene Røros fant for å lykkes med bruk av CheckWare, er å velge kartlegginger som er nyttig for både pasient og behandler. De kartleggingene som velges må være avstemt med behandlingen som gis.